Smart Закупка

Заказ услуг - автоматизация процесса закупок (заказа) услуг для предприятий

Упростите заказ услуг с Smart-закупка: эффективность и управление

Хотите упростить процесс заказа услуг для вашего бизнеса? Smart-закупка предлагает инновационные решения для эффективного управления заказами услуг. Сократите время и ресурсы, получайте качественные услуги по выгодным ценам. Узнайте, как Smart-закупка поможет вам оптимизировать процесс заказа услуг

Заказ услуг

Использование Smart-Закупка для закупки услуг считается лучшей практикой закупок. Тем не менее компании борются за право принятие процесса заказа на поставку внутри организации. Не согласны с нами, у нас есть цифры, чтобы доказать это!

Согласно исследованию Hackett Group, лучшие в своем классе компании тратят 85% затрат на обработку заказа на покупку, тогда как у аналогичных компаний только 33% расходов проходят на автоматическую обработку заказа на покупку.

Так что, если это лучшая практика, почему компании не принимают ее? Большинство компаний борются с принятием ПО для покупки нематериальных товаров / услуг.

Или, другими словами, почему ваши сотрудники не создают заказы на покупку для каждой покупки (закупки) товаров или заказа услуг?

Мы считаем, что это сочетание следующих факторов

Тайные системы, которые мешают кому-либо использовать систему.

Недостаток понимания деталей сотрудников о том, как и когда использовать ИТ-софт на покупку, особенно для услуг

Ниже мы расскажем о различных случаях использования программы Smart-Закупка для покупок и заказов и о том, как повысить эффективность внедрения заказа на поставку в вашей компании.

Преимущества заказа через программу Smart-Закупка

Контрольно-пропускные пункты для принятия заказа на покупку в вашей компании

Миф об автоматизации заказа на покупку

Типичный вариант использования программы Smart-Закупка на закупки и заказы

Как использовать программу Smart-Закупка на заказ услуг

Преимущества программы Smart-Закупка на заказ услуг

Есть, конечно, различные преимущества использования заказов на покупку для расходов внешних поставщиков.

Порог использования заказов на покупку варьируется от компании к компании. Как правило, мы видели, что компании, которые имеют годовой доход более 10 миллионов рублей, могут получить выгоду от расходов на заказы на покупку.

Мы рассмотрели преимущества программы Smart-Закупка на покупку здесь, но краткое резюме ниже

Видимость денежного потока

Процесс, основанный на заказе на покупку, позволяет финансовой команде сразу увидеть свои расходы и обязательства.

Есть много преимуществ для этого

Финансовая команда может правильно рассчитать расходы и не ждать, пока счета-фактуры будут внесены в бухгалтерскую систему.

Поставщики оплачивают в соответствии с согласованными условиями. Если у вас нет заказа на покупку, есть вероятность, что ваши счета будут не будут оплачены с соблюдением сроков.

Договорное обязательство

Заказ на поставку является договорным обязательством между покупателем и продавцом. Когда покупатель отправляет заказ на покупку продавцу, он упоминает условия, о которых договорились обе стороны.

В случае возникновения спора, вы всегда можете обратиться к условиям покупки, чтобы определить путь решения.

У вас должен быть либо отдельный договор с определенными условиями для покупки, либо вы должны указать стандартные условия в заказе на покупку.

Простое согласование со счетами

Заказ на покупку играет важную роль в повышении производительности вашей команды кредиторской задолженности.

Если счет появляется без заказа на покупку, то AP-команда должна потратить время на определение источника покупки.

Обычно это делается путем звонка или отправки по электронной почте людям и проверки, получили ли они товары или услуги, за которые поставщик выставляет счет.

Эта проблема легко решается, если у вас есть заказ на покупку, выданный поставщику, и поставщик выставляет счет-фактуру на этот заказ на покупку.

Большинство систем закупок имеют возможность согласовать счет-фактуру и заказ на поставку и выявить расхождения, если таковые имеются.

Контрольно-пропускные пункты для принятия заказа на покупку в вашей компании

Как мы упоминали выше, наличие заказа на покупку имеет ощутимые преимущества, но почему большинство компаний не справляются с заказами на покупку?

Мы часто видим в этих небольших и средних компаниях, что принятие заказов на закупку ограничено, даже если у них есть процесс покупки.

Их процесс закупок требует использования заказов на покупку, но, тем не менее, сотрудники не принимают заказы на покупку, и компании имеют низкий уровень соответствия требованиям к закупкам.

Вот несколько общих причин для этого.

Удобство кредитных карт

Когда вы начинаете, кредитные карты являются удобным способом покупки товаров и услуг. В любом случае, большинство крупных поставщиков не предоставят вам кредитную линию, поэтому необходима кредитная карта.

Однако, по мере роста компании, практика продолжается, и сотрудники по-прежнему продолжают покупать продукты по кредитным картам. Очень распространенной практикой является использование кредитных карт для канцелярских товаров и заказ рекламных маркетинговых материалов.

Дело не в том, что эти поставщики не принимают заказы на покупку, просто сотрудники не привыкли размещать заказы на покупку.

Более того, если ваши покупки не стандартизированы для одного или двух поставщиков, то развертывание программы ПО может еще больше добавить к списку проблем.

Отсутствие рекомендаций по покупке

Нередко можно увидеть, что у компаний нет официальной политики закупок. Очень важной частью любой политики закупок является информирование сотрудников о том, как приобретать товары или услуги у разных поставщиков.

Поскольку нет четкого руководства о том, как покупать у поставщиков, сотрудники используют любой удобный для них метод или то, что может иметь для них смысл.

Конечно, нет ничего удобнее, чем выбрать телефон и позвонить продавцу.

«Пожалуйста, примите мой заказ и просто пришлите мне счет» - это не редкость.

Компании могут избежать этого сценария, сначала четко определив процесс для своих сотрудников, удостоверившись, что процесс прост, а затем постоянно обучая сотрудников процессу закупок.

Это позволит упростить процесс покупки - процесс, который может быть лучше включен заказами на покупку.

Означает ли это, что 100% соответствие гарантировано - ответ НЕТ.

Но это позволяет вам настроить процесс и затем работать с несовместимыми пользователями. Вы можете адаптировать метод отображения пользователей для повышения соответствия покупок

Громоздкий ручной процесс

И последнее, но не менее важное: если у вас есть процесс заказа вручную, это может быть самым большим препятствием в использовании заказов на покупку для организации.

Если у вас нет автоматизированной системы закупок, скорее всего, вы используете ручной процесс с созданием заказа на поставку в электронной таблице.

Процесс начинается с того, что пользователь заполняет электронную таблицу, затем следует подтверждение по электронной почте.

К тому времени, когда процесс закончится, многие сотрудники могут задаться вопросом - почему я просто не положил его на свою кредитную карту!

Чем более ручным является процесс, тем меньше вероятность его принятия и, следовательно, меньшее количество заказов на покупку, созданных вашими сотрудниками.

Миф об автоматизации заказа на покупку

Автоматизация заказа на покупку - это решение всех ваших проблем!

Хотелось бы, чтобы мы могли это сказать, но, проведя более 15 лет в сфере закупок, мы можем легко сказать, что это не ответ.

Автоматизация закупок - это важный первый шаг к переходу вашей организации к процессу закупок на основе заказа на покупку. Но есть дополнительные шаги, необходимые для того, чтобы ваша организация полностью приняла процесс заказа на покупку.

Так что, если автоматизация не является полным решением - чего еще не хватает

Управление изменениями

Инициатива по улучшению процесса закупок обычно осуществляется отделом закупок или финансов.

Они очень заботятся об этой причине и, следовательно, вкладывают усилия и ресурсы в улучшение процесса за счет автоматизации закупок.

Но большинство закупочных команд недооценивают процесс управления изменениями. Вы должны не только преодолеть сопротивление сотрудников, но и убедиться, что они обучены должным образом.

Прежде чем приступить к инициативе по автоматизации, убедитесь, что ключевые отделы включены в инициативу.

Вам не нужно продавать эту концепцию всем, но, по крайней мере, ключевые руководители вашей компании должны поддержать эту инициативу и обеспечить поддержку при развертывании.

Необходимость обучения сотрудников

Если у вас есть поддержка со стороны ключевых заинтересованных сторон, вы на один шаг ближе к успешной реализации модуля закупок.

Следующим шагом является обеспечение надлежащего обучения сотрудников. Обучение касается не только новой системы, но и того, как использовать новый процесс.

В первый год после того, как вы начнете работать с новой системой, вы должны постоянно укреплять систему и процесс обучения.

Система просто автоматизирует процесс, который вы внедрили. Это значит, что если у вас плохой процесс, вы только ухудшите его!

Постоянно делитесь отзывами о том, работает ли этот процесс и какие изменения необходимы для его улучшения.

Работа с вашими поставщиками

Поставщики являются важной частью вашей покупки, чтобы оплатить процесс, и без успешного внедрения системы закупок вы получаете ограниченную выгоду от автоматизации процесса.

Так как же успех автоматизации закупок зависит от ваших поставщиков?

Есть несколько причин, по которым поставщики имеют решающее значение для успеха автоматизации заказов.

Каталоги

Каталоги могут оказать большую помощь в обеспечении того, чтобы ваши пользователи могли легко найти то, что они ищут. Ваши поставщики должны будут участвовать в этом процессе, чтобы они могли предоставить вам данные для настройки каталогов.

В качестве альтернативы большинство крупных поставщиков поддерживают внешние каталоги, также называемые вылетами. С помощью продавцов, должно быть довольно легко настроить каталоги.

Прием заказов

С помощью системы заказов на поставку поставщики могут предоставить предварительные уведомления о доставке, а также подтвердить, могут ли они доставить заказ вовремя.

Чтобы убедиться, что это произойдет, ваши ключевые поставщики должны быть в курсе нового процесса.

Если вы используете портал поставщиков, то входящий в него поставщик должен убедиться, что он может использовать портал и представить свою документацию через портал поставщиков.

Автоматизация счета

Если вы хотите автоматизировать подачу счетов поставщиками, то требуется подключение поставщика к новому процессу. Мы оставим эту тему для другого сообщения в блоге.

Типичный вариант использования заказов на покупку

Мы много говорили о стоимости заказов на поставку и ее вариантах использования, но теперь давайте рассмотрим наиболее распространенные варианты использования, когда заказы на покупку используются в разных компаниях.

На широком уровне все, что вы покупаете у своих поставщиков, может быть классифицировано в одну из следующих категорий

Материальные продукты

Нематериальные услуги

Материальные продукты

Использование заказа на покупку для материальных закупок довольно просто и является наиболее распространенным вариантом использования.

Большинство пользователей привыкли создавать заказы - будь то онлайн с помощью сайтов электронной коммерции или для корпоративных покупок.

Большинство поставщиков даже не отправят вам товары, пока они не получат заказ на покупку от компании.

Учитывая вышеизложенные причины, нередко наблюдается 80-90% принятия заказов, связанных с существенными закупками.

Нематериальные услуги

Не все, что покупка компании является осязаемым продуктом. Там нет хороших ориентиров, но, исходя из нашего опыта, расходы на услуги могут составлять до 60% от общих внешних расходов.

Большинство услуг относятся к тому, что Компания называет Косвенными расходами. Косвенные расходы - это расходы, которые не влияют на стоимость проданных товаров.

Однако если вы являетесь сервисной компанией, это классическое определение может не применяться.

Принимая во внимание, что до 60% расходов можно обслуживать - это, конечно, имеет смысл для компаний, чтобы лучше видеть это через процесс заказа на покупку.

Большинство компаний, однако, борются с принятием заказов на покупку услуг. Для этого есть много причин, главная из которых заключается в том, что конечные пользователи не понимают, как использовать заказы на покупку для услуг.

В следующем разделе мы рассмотрим некоторые примеры использования заказов на покупку услуг.

Как использовать заказы на покупку для услуг

Давайте теперь посмотрим, как можно использовать заказ на покупку для следующего сценария услуг. Одним из распространенных вопросов является то, что адрес «Доставка» использовать для расходов на услуги.

Чтобы упростить процесс, просто добавьте «N / A-Services» или что-то похожее по адресу Ship, которое пользователи могут использовать для оплаты услуг.

Заказ на покупку программного обеспечения

Покупка программного обеспечения - очень распространенный сценарий в любой организации. Наиболее распространенные покупки включают услуги по обслуживанию программного обеспечения, лицензии на программное обеспечение или услуги по подписке, также называемые «Программное обеспечение как услуга» (SaaS).

Вот как использовать заказ на покупку программного обеспечения, ниже приведен пример

Допустим, вы покупаете лицензию на программное обеспечение для анализатора базы данных для существующей лицензии на базу данных Oracle. Вы можете использовать заказ на покупку следующим образом

Несколько вещей, чтобы отметить здесь

Описание товара - это, конечно, описание товара, который вы покупаете. В этом случае описание лицензии на программное обеспечение.

Единицей измерения должен быть каждый.

Категория должна быть лицензией на программное обеспечение или эквивалентной категорией из вашей схемы классификации. Выбор правильной категории не только помогает определить тип расходов, но также помогает направить заявку на утверждение соответствующим заинтересованным сторонам.

Тип элемента должен быть Сервис, а не материал. Это важная концепция, поэтому давайте немного времени здесь. Предполагая, что вы используете какую-то систему закупок или даже ручной процесс - материалы, как правило, нуждаются в квитанции, чтобы подтвердить, что продукт был получен.

Таким образом, если вы идентифицируете покупку программного обеспечения как тип материала, тогда система выдаст запрос на получение, и это является дополнительным этапом процесса.

Однако, пометив его как элемент обслуживания, он может пройти другой процесс, когда счет должен быть принят конечным пользователем, однако ему не нужно создавать квитанцию в системе.

Заказы на покупку услуг по управлению объектами

Средства снабжения и услуги являются распространенным случаем использования для покупки услуг. Поставки объектов могут быть отнесены к категории материалов, и их легко идентифицировать.

Давайте рассмотрим пример услуг по уборке - мы предполагаем, что у вас есть поставщик, который предлагает услуги по очистке окон. Мы предполагаем следующее

У вас есть фиксированная месячная плата за услуги по уборке.

У них есть фиксированный график уборки, например, два раза в месяц.

В этом случае вы можете создать заказ на покупку следующим образом:

Несколько вещей, чтобы отметить здесь

Тип покупки относится к типу «Сервис». Это важно, потому что нет физической квитанции для этого поставщика.

Сделайте описание как можно более описательным. В этом примере вы можете видеть, что в нем упоминается, для чего предназначен сервис, а также на сколько месяцев. Например, здесь мы упоминали, что это 12-месячный заказ на покупку.

Количество и цена за единицу. Давайте потратим некоторое время на это, потому что мы видим много вопросов от пользователей, которые не привыкли к процессу заказа на покупку.

Итак, как вы определяете цену за единицу и количество информации? Позвольте нам объяснить с помощью примера.

Допустим, поставщик платит 500 долларов в месяц за услуги по уборке, и вы хотите создать заказ на покупку услуг на весь год.

Таким образом, поскольку вы собираетесь сделать 12 равных ежемесячных платежей поставщику, вы можете использовать 12 в качестве количества, а затем добавить 500 долларов в качестве цены за единицу. Общая сумма заказа на покупку составляет 6000 долларов.

Затем поставщик может выставлять счета один раз в месяц по цене за единицу в 500 долларов.

Заказы на покупку для маркетинговых расходов

Каждая компания тратит деньги на маркетинг. Расходы могут быть на рекламу, творческие работы или услуги агентства.

Давайте рассмотрим пример агентских услуг - где агентство предоставляет творческую работу.

Мы увидим два примера заказов на покупку - один, где у нас фиксированная ежемесячная плата, и второй, когда вы покупаете специальные услуги.

В первом случае агентство взимает фиксированную ежемесячную плату за различные услуги

Вы можете создать строки заказа на покупку следующим образом

Поскольку это фиксированная сумма в месяц, легко создать заказ на поставку с месячной ценой в качестве цены за единицу и 12 месяцами в качестве количества (при условии, что вы создаете заказ на покупку на весь год)

Во втором случае вы платите агентству за покупку медиа от вашего имени. Агентство может просто выслать вам оценку сборов, которые они заплатили от вашего имени.

Если сборы распределяются на несколько месяцев, вы можете создать заказ на покупку, чтобы отразить это. Если это однократная покупка, вы можете добавить это к заказу на покупку следующим образом

Заказы на покупку юридических услуг

Юридические услуги - это еще одна категория, в которой мы обычно наблюдаем меньшее принятие заказов на покупку.

Проблема с вовлечением заключается в том, что существуют очень ограниченные проекты с фиксированной ценой, а плата зависит от количества часов, выставленных внешним консультантом.

Поэтому создать заказ на покупку определенно сложно, потому что вы не знаете, сколько вы собираетесь потратить на юридические услуги.

Как правило, существует два типа покупок, связанных с юридическими услугами: постоянное повторяющееся обслуживание и второе, которые относятся к конкретному вопросу.

Итак, как вы собираетесь создать заказ на эти покупки?

Для фиксированного типа услуг вы всегда можете создать график регулярных платежей. Конечно, вы не хотите создавать заказ на покупку каждый раз, когда вам нужна услуга.

Допустим, ваш внешний адвокат помогает вам подавать ваши квартальные отчеты. В этом случае это текущие расходы. Поскольку это текущие расходы, довольно легко заранее определить общую стоимость.

Таким образом, в этом случае ваша позиция заказа на покупку должна выглядеть следующим образом

Несколько вещей, чтобы отметить здесь

Описание очень ясно, и это говорит о том, что услуги должны оплачиваться каждый квартал. Это важно для того, чтобы продавец четко понимал, за что нужно выставлять счет.

Поскольку выставление счетов происходит ежеквартально, мы добавили 4 (по одному на каждый квартал).

В этом примере ежемесячная оплата составляет 25 000 долл. США, то есть цена за единицу - итого 100 000 долл. США.

Конечно, это должно быть помечено как служебная строка, чтобы не было квитанции, которую необходимо создать для этого поставщика.

Это был простой пример фиксированных сборов, но в большинстве случаев - судебные расходы могут не быть фиксированными.

Давайте рассмотрим пример, когда вы не знаете сумму расходов. В этом случае вы должны полагаться на историческую сумму и создать общую линию, которая может использоваться для любых расходов.

Допустим, вы тратите в среднем 150 000 долларов на юридические услуги с одним из ваших внешних консультантов.

В этом случае строка заказа на покупку может выглядеть следующим образом

Несколько вещей, чтобы отметить здесь

Позиция четко описывает, что это общая сумма для покрытия расходов, и поставщик должен приложить подробный анализ с каждым счетом.

Поскольку мы не знаем частоту выставления счетов или сумму, мы оставляем количество на единицу, а единичный процесс совпадает с общими ожидаемыми расходами.

Поставщик теперь может продолжать представлять расходы по заказу на покупку, пока вся сумма не будет исчерпана.

Это всего лишь два примера того, как заказы на закупки могут быть использованы для предоставления юридических услуг. Вы можете использовать ту же концепцию по всем направлениям для любого другого вида юридических услуг.

Заказы на покупку консалтинговых услуг

Мы называем этот раздел консалтинговыми услугами, но вы можете использовать его для любого сценария, когда расходы не фиксированы, и поставщик собирается выставлять счета на основе этапов или времени и материальной базы.

Мы возьмем несколько примеров, чтобы объяснить концепцию того, как единовременные расходы могут быть введены в заказ на покупку.

Давайте рассмотрим пример проекта, в котором сумма фиксирована, но выставление счетов будет проводиться по вехам - например, проект ИТ-консалтинга.

Предположим, вы заключили договор с поставщиком на разработку нового веб-сайта, на котором оплата будет производиться на основе определенных этапов доставки. Предполагая, что есть три различных этапа, строки заказов на покупку могут выглядеть следующим образом

Несколько вещей, чтобы отметить здесь

Каждый этап - это новая позиция для заказа на покупку. В этом случае результаты работы распределены по трем различным этапам: проектирование, сборка и запуск.

Каждый этап имеет другую требуемую дату, чтобы счета могли выставляться соответствующим образом.

Описания позиций четко описывают результаты и условия, когда счет должен быть выставлен.

Если ПП структурирован таким образом, не только должным образом счет-фактура поставщика, утверждающим также легко отслеживать результаты поставки, по которым выставляется счет-фактура.

Давайте рассмотрим еще один пример, когда поставщик работает на почасовой основе, скажем, службы аудита.

Как правило, если оно основано на T & M (время и материал), у вас есть приблизительная оценка количества часов, которые поставщик будет выставлять счет.

Вы всегда можете создать заказ на покупку на основе первоначальной сметы и уточнить его при необходимости.

Образец выглядит следующим образом

Несколько вещей, чтобы отметить

Цена за единицу - это сумма за час, взимаемая продавцом, а количество - это общее количество часов.

Обратите внимание, что вам, возможно, придется пересмотреть часы после создания заказа на покупку - в случае, если фактические часы превышают предполагаемые часы.

Вывод

Если вы посмотрите на сквозной процесс от покупки до выставления счета-фактуры, наличие заказа на покупку значительно упрощает обработку счетов-фактур и отслеживание получения продукта.

Компании не только повышают эффективность, но и лучше видят денежный поток и его обязательства в будущем.

Автоматизация закупок - ключевой элемент для ускорения принятия заказа на поставку в вашей компании. Для этого компаниям необходимо сделать следующее

Упростите и автоматизируйте процесс покупки, упростите для сотрудников.

Обучите сотрудников тому, как использовать заказы на покупку, особенно для услуг.