Управление взаимоотношениями с поставщиками: руководство и советы экспертов

Ни для кого не секрет, что успешный бизнес строится на отношениях. Однако многие организации сосредотачиваются на развитии и улучшении отношений с клиентами, упуская из виду важность отношений с поставщиками. Но это меняется. По мере того как предприятия обращают внимание на устойчивость цепочки поставок, управление отношениями с поставщиками обеспечивает четкий путь к стабильности и ценности. Таким образом, это ключевая часть стратегического поиска поставщиков .

Действительно, инвестиции в отношения с поставщиками могут улучшить результаты как для вашего бизнеса, так и для ваших партнеров-поставщиков. В этом блоге мы рассмотрим управление взаимоотношениями с поставщиками. Во-первых, мы дадим определение управлению отношениями с поставщиками, поделимся его историей и наметим основные преимущества. Далее мы рассмотрим, как начать работу, а также советы экспертов по улучшению отношений с поставщиками. Наконец, мы поделимся дополнительными ресурсами для дальнейшего изучения.

Основы управления взаимоотношениями с поставщиками
Как внедрить программу управления взаимоотношениями с поставщиками
11 экспертов делятся передовым опытом управления поставщиками
Ресурсы для управления взаимоотношениями с поставщиками
Основы управления взаимоотношениями с поставщиками
Что такое управление взаимоотношениями с поставщиками?
Управление отношениями с поставщиками, также называемое управлением отношениями с поставщиками или сокращенно SRM, представляет собой практику активного построения совместных взаимовыгодных партнерских отношений с поставщиками.

Иногда сокращенно до SRM, цель управления отношениями с поставщиками состоит в том, чтобы максимизировать ценность отношений с каждым поставщиком. Действительно, акцент на ценности, а не на затратах, является важным отличием практики. Gartner определяет идеальные результаты управления отношениями с поставщиками, говоря:

«[Управление отношениями с поставщиками] позволяет организациям оптимально разрабатывать, управлять и контролировать контракты с поставщиками, отношения и производительность для эффективного предоставления продуктов и услуг по контракту. Это может помочь клиентам достичь бизнес-целей, свести к минимуму потенциальные сбои в бизнесе, избежать сбоев в сделках и поставках, а также обеспечить более устойчивый мультисорсинг, получая при этом максимальную отдачу от своих поставщиков».

Несмотря на эти преимущества, управление отношениями с поставщиками часто рассматривается как несущественное. Следовательно, время, затрачиваемое на практику, сокращается. На самом деле, недавнее исследование RFP показывает, что прежде чем выпустить RFP, большинство специалистов по закупкам тратят менее пяти часов на общение с поставщиками. Кроме того, из пяти основных ключевых показателей эффективности закупок только 26% респондентов назвали максимизацию ценности отношений с поставщиками своим главным приоритетом.
Опыт управления взаимоотношениями с поставщиками
Управление взаимоотношениями с поставщиками — не новая идея. Действительно, Harvard Business Review впервые представил эту идею в 1983 году. В статье Питера Кралича « Закупки должны стать управлением поставками » предупреждается, что компании, которые игнорируют меняющиеся рыночные сложности, обращая внимание только на затраты, подвергают себя риску.

Несмотря на то, что она была написана почти 40 лет назад, перспектива до сих пор находит отклик. Большая часть статьи звучит знакомо, особенно сейчас, на фоне глобальных проблем с цепочками поставок:

«Угрозы истощения ресурсов и нехватки сырья, политическая нестабильность и вмешательство правительства в рынки поставок, усиление конкуренции и ускорение технологических изменений положили конец дням без сюрпризов».

В статье подчеркивается, что при покупке необходимо учитывать все факторы. От обмена бизнес-целями до обсуждения рыночных условий то, как мы взаимодействуем с поставщиками, влияет на результаты бизнеса. Кроме того, Кралич продолжает исследовать преимущества и важность управления поставщиками, говоря:

«Всякий раз, когда производитель должен закупить объем критически важных товаров на конкурентной основе в сложных условиях, управление поставками имеет важное значение. Чем больше неопределенность отношений с поставщиками, технологических разработок и/или физической доступности этих товаров, тем более важным становится управление поставками».

Несмотря на то, что за прошедшие годы управление поставщиками претерпело изменения, основная идея остается прежней: отношения с поставщиками наиболее ценны, когда они являются партнерскими, а не транзакционными.

Преимущества управления взаимоотношениями с поставщиками
Отношение к поставщикам как к партнерам означает более тесное сотрудничество с ними. Следовательно, эффективное управление отношениями с поставщиками требует регулярного сотрудничества, постоянной обратной связи и повышенной прозрачности. При стратегическом управлении эти более тесные отношения приносят пользу обеим сторонам:

Более длительные отношения с поставщиками
Снижение затрат и повышение предсказуемости
Индивидуальные услуги и решения
Усовершенствованное управление рисками поставщиков
Лучшее представление о возможностях поставщиков
Повышение скорости реагирования поставщиков
Улучшенная производительность поставщика
Инновационное и совместное решение проблем
Расстановка приоритетов во времена дефицита
Улучшенная аналитика данных о закупках
Как внедрить программу управления взаимоотношениями с поставщиками
В то время как традиционное мышление в области закупок сосредоточено на снижении затрат, подход к отношениям с поставщиками учитывает все способы, которыми поставщик может помочь улучшить ваш бизнес. Как и следовало ожидать, умение управлять взаимоотношениями с поставщиками очень востребовано менеджерами по закупкам . Действительно, это требует сочетания навыков работы с людьми, решения проблем и внимания к деталям. 

Для тех, кто хочет заняться или улучшить управление взаимоотношениями с поставщиками, Gartner разбивает процесс на четыре этапа: проектирование, согласование, запуск и управление.

1. Разработайте: запустите программу взаимоотношений с поставщиками
Как и в любом проекте, планирование является ключом к успеху управления взаимоотношениями с поставщиками. Вам неизбежно потребуется участие заинтересованных сторон в вашей организации. Итак, на этом шаге вы решите:

Каковы ваши общие цели для программы?
Во-первых, определите свои цели и будьте как можно более конкретными. Вы надеетесь снизить общие расходы? Избежать ежегодного запроса предложений ? Улучшить производительность поставщика? Безусловно, все эти обсуждения заложат основу для следующего шага.

Кто в вашем бизнесе должен быть вовлечен?
Заинтересованные стороны в вашей организации, которые взаимодействуют с поставщиками, являются хорошим ресурсом для обратной связи. Узнайте у своих финансовых, бухгалтерских и операционных групп, с какими проблемами они сталкиваются. Кроме того, каковы планы вашей организации на будущее? Как улучшение отношений с поставщиками поможет вам в достижении ваших целей?

Как вы будете реализовывать свой план?
Ваша программа управления взаимоотношениями с поставщиками потребует действий. Как вы объявите план внутренним заинтересованным сторонам? В чем будет заключаться их участие? И как вы будете распространять план среди поставщиков?

Каких поставщиков следует рассмотреть?
У большинства организаций есть сотни поставщиков и продавцов — от ручек для офиса до критически важного программного обеспечения. Соответственно, вам необходимо расставить приоритеты, какие поставщики должны быть включены в программу управления отношениями с поставщиками. 

Составьте список характеристик, которые укажут на ценные отношения с поставщиком. Например, если ваша организация тратит более 100 000 долларов в год на поставщика или если поставщик предоставляет критически важные услуги, он, вероятно, является хорошим кандидатом.

Как вы будете измерять успех?
Сбор начальных данных от поставщиков имеет решающее значение для измерения воздействия ваших усилий. Действительно, это особенно важно, если вы впервые реализуете программу управления взаимоотношениями с поставщиками. Кроме того, данные станут еще более ценными, если вы захотите оптимизировать или расширить программу, включив в нее дополнительных поставщиков.

2. Выровнять: спланировать детали
Управление взаимоотношениями с поставщиками — это командная работа. Если это зависит только от одного человека, это обречено на провал. Итак, соберите свою команду по закупкам, а также других заинтересованных лиц и начните планирование. На этом шаге вы решите, кто и каким образом участвует. 

Вы можете найти матрицу RACI полезной, потому что она помогает распределить роли для каждого человека. Например, матрица будет распределять обязанности в соответствии с тем, кто несет ответственность, подотчетен, консультируется и информируется на каждом этапе взаимоотношений с поставщиком. 

Этапы жизненного цикла поставщика
Процесс запроса предложений и выбор поставщика
Переговоры и заключение контрактов
Онбординг поставщика
Управление текущими результатами
Оценка производительности
Продление или пересмотр
На каждом этапе общего жизненного цикла поставщика будут участвовать разные люди. Создавая план, постарайтесь взглянуть на процесс с точки зрения поставщика. Какие изменения могут облегчить поставщикам взаимодействие с вашим бизнесом? Какие отделы или сотрудники будут вовлечены?

Возьмем, к примеру, процесс запроса предложений и выбор поставщика. С какими проблемами сталкиваются поставщики, отвечая на запросы предложений? Как правило, мы слышим опасения, связанные со сжатыми сроками, повторяющимися вопросами и нечеткими критериями оценки. Эти факторы находятся под вашим контролем. Если вы используете программное обеспечение для управления RFP , вы можете легко улучшить все три. 

3. Запустите: примите меры
Теперь все становится захватывающим. Пришло время привести ваш план в действие. 

Расставьте приоритеты в отношениях с поставщиками
Составьте список поставщиков, которые будут участвовать в вашей пилотной программе SRM. Как правило, ценные, постоянные, стратегические партнеры должны иметь приоритет. Кроме того, тщательно рассмотрите риск, связанный с каждым поставщиком. Какова вероятность того, что плохие отношения приведут к сбоям? И каково общее влияние этого сбоя на ваш бизнес, если произойдет самое худшее.

Сотрудничайте с поставщиками 
Выбрав поставщиков, свяжитесь с ними, чтобы поделиться с ними своим планом. Для существующих поставщиков вы захотите объяснить процесс и обсудить показатели для измерения прогресса. С другой стороны, новые партнерские отношения — это чистый лист. Таким образом, вы можете поделиться подробностями своего процесса во время адаптации. 

Независимо от того, где вы начинаете жизненный цикл поставщика, убедитесь, что все стороны понимают и согласны с целями, чтобы ожидания были четкими. В некоторых случаях полезно провести первоначальную оценку поставщика, чтобы измерить текущую производительность.

Поделитесь, что дальше
Управление взаимоотношениями с поставщиками основано на последовательности и сотрудничестве. Итак, планируйте оставаться на связи. Сообщите продавцам, когда вы снова свяжетесь с ними. Кроме того, сообщите им, как связаться с вами, если у них есть какие-либо вопросы или проблемы.

4. Управление: просмотр и оптимизация
Итак, вы проделали тяжелую работу, но работа еще не закончена. Поддержание отношений с поставщиками требует постоянных активных действий. Как правило, ежеквартальные встречи с ключевыми поставщиками обеспечивают баланс между слишком короткими и слишком большими контактами. Во время встреч обсудите все аспекты вашего партнерства, включая:

Показатели производительности поставщика
Обновления о бизнес-целях и задачах
Отзыв о процессе SRM
Предстоящие потребности или проекты
Предложения или возможности новых поставщиков
Старайтесь поддерживать диалог открытым и совместным. Предлагая идеи, поощряя откровенную обратную связь и совместное решение проблем, помните о своей конечной цели — обеспечении взаимовыгодных отношений.