Руководство для начинающих по аналитике закупок

Аналитика закупок была горячей темой среди специалистов по цепочкам поставок и закупкам в течение нескольких лет. Действительно, в 2019 году ежегодное исследование Deloitte CPO уделяло большое внимание этой теме. Кроме того, исследование показало, что 59% CPO считают, что аналитика данных о закупках окажет наибольшее влияние на их бизнес в течение следующих двух лет. 

Перенесемся в настоящее, и каждый последующий опрос CPO затрагивал эту тему. К сожалению, проблем предостаточно, а прогресс в анализе закупок идет медленно. Правда, мировые события играют роль. По мере того как организации приспосабливались к обстоятельствам, приоритеты менялись, а планы цифровой трансформации ускорялись. Таким образом, несмотря на то, что широкое внедрение технологии закупок делает сбор данных более доступным, чем когда-либо, лишь немногие организации в полной мере пользуются этим преимуществом.

Выполнение анализа закупок всегда было частью профессии закупок. Тем не менее, огромный объем информации, доступной в настоящее время, по понятным причинам пугает.

В этом блоге мы собираемся предложить простой для понимания обзор аналитики закупок. Мы рассмотрим основные определения, преимущества и общие проблемы. Наконец, мы дадим советы о том, как начать работу.

Основы аналитики закупок
Преимущества аналитики закупок
Решение общих проблем с данными о закупках
Быстрые советы, которые помогут вам начать работу
Основы аналитики закупок

Что такое аналитика закупок?
Аналитика закупок — это результат сбора, сравнения и анализа данных о закупках из различных источников для выявления тенденций, аномалий и возможностей. Этот процесс, выполняемый специалистами-практиками, называется анализом закупок. Организации используют анализ закупок, чтобы принимать решения на основе данных, снижать риски, максимизировать ценность и прогнозировать будущие рыночные условия. 

Общие типы анализа данных, используемые закупками
Хотя существует бесчисленное множество способов использования данных о закупках, тип используемого анализа зависит от того, чего вы надеетесь достичь. Четыре основных типа анализа: описательный, диагностический, предсказательный и предписывающий. Компания Sievo, занимающаяся закупками, предоставляет эти полезные описания.

Описательная аналитика — когда данные о закупках анализируются для описания того, что произошло в прошлом.
Диагностическая аналитика — когда данные о закупках интерпретируются, чтобы понять, почему что-то произошло в прошлом.
Предиктивная аналитика — тенденции и закономерности в данных используются для прогнозирования эффективности закупок в будущем.
Предписывающая аналитика — когда прогностические модели, основанные на данных о закупках, помогают принимать решения.
Источники данных, используемые для аналитики закупок
Данные о закупках могут поступать из десятков источников. Действительно, как внутренние, так и внешние системы могут предоставить полезную информацию. Для начала изучите свои внутренние технологии закупок. Затем изучите, какие внешние источники данных помогут вам достичь ваших целей.

Внутренние источники данных
Системы планирования ресурсов предприятия (ERP)
Бухгалтерские решения
Программное обеспечение для управления счетами и заказами на покупку
Платформы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)
Решения для управления взаимоотношениями с поставщиками (VRM)
Системы управления запросами предложений
Решения для управления контрактами
Внешние источники данных
Информация о компании и поставщике
Услуги по сравнительному анализу закупок
Системы конкурентной разведки
Наборы данных о государственных закупках
Решения для данных о закупках
Преимущества аналитики закупок
В некоторых организациях аналитика закупок не вызывает энтузиазма, потому что потенциальные выгоды слишком абстрактны. Это колебание понятно, потому что у двух компаний не может быть одинаковых наборов данных или потребностей. Может быть полезно думать об аналитике как о вопросах, для ответа на которые можно использовать данные. 

Вопросы, на которые отвечает аналитика закупок:

Какие категории представляют самые большие расходы?
Какова рентабельность инвестиций по категориям?
Как часто товары и услуги доставляются вовремя?
Каковы тенденции в условиях оплаты?
Сколько поставщиков предоставляют одни и те же товары или услуги?
Какие продавцы чаще всего поднимали цены?
Как долго длится средний процесс запроса предложений ?
Ответив на подобные вопросы, вы сможете уверенно принимать решения. Опрос Deloitte CPO за 2021 год дает следующие результаты:

«Возможно, аналитика — это самый простой способ для CPO повысить ценность за пресловутым столом, предоставляя лучшую поддержку в принятии решений заинтересованным сторонам и лучше поддерживая преобразование в области закупок с использованием аналитических идей и данных. 

Это может быть мощный инструмент, помогающий «соединить точки» между стратегией, интегрированным бизнес-планированием (от прогнозирования до последующего управления поставщиками), сценарным планированием (связь со сложными событиями поиска поставщиков и расширенными сетями), сотрудничеством с поставщиками / инновациями и управлением рисками. ”

Сокращение затрат
Недавнее исследование управления запросами показывает, что 70 процентов практиков считают снижение затрат одним из наиболее важных способов измерения успеха закупок. К счастью, анализ закупок может открыть новые способы экономии. Например, эффективный анализ может сократить нестандартные расходы, оптимизировать управление категориями и поддержать рационализацию базы поставщиков.
Выделите закупочную стоимость
Аналитика закупок сопоставляет ключевые показатели эффективности (KPI). Имея правильные данные, вы можете оптимизировать процессы и вносить постепенные улучшения, которые подчеркивают ценность вашего опыта. Также стоит отметить, что востребованы специалисты с навыками аналитики закупок.

Улучшить управление рисками
Сбор информации о закупках и рисках поставщиков жизненно важен для защиты вашей организации. Анализ закупок может помочь предсказать изменения в цепочке поставок, точно определить товары из одного источника и отслеживать финансовую стабильность ключевых поставщиков. Кроме того, принятие решений на основе данных помогает устранить риски, связанные с человеческим фактором.

Поддерживать инициативы компании
По мере того как организации стремятся привести свою стратегию закупок в соответствие с глобальными целями, аналитика закупок предлагает способ отслеживания прогресса, мониторинга результатов и прогнозирования результатов. Например, сбор и анализ данных о разнообразии поставщиков может обеспечить рентабельность инвестиций и помочь организации оптимизировать свои цели по расходам на разнообразие с использованием данных.