Smart Закупка

Как предотвратить мошенничество с закупками?
Существует несколько способов предотвращения мошенничества, некоторые из которых основаны на здравом смысле, а некоторые требуют от компаний инвестиций в систему и процессы для выявления и предотвращения мошенничества.

1. Обучение сотрудников и поставщиков
Первый и главный шаг на пути предотвращения мошенничества в сфере закупок - это информирование сотрудников о вашей практике закупок, включая процесс подачи заявок, выбор поставщиков, конфликт интересов и т. Д. То же самое относится и к вашим поставщикам, создайте кодекс поведения поставщиков и убедитесь, что поставщики прочитали и признали это. Это не полный процесс доказательства, но он, по крайней мере, проинформирует сотрудников о том, что ожидается и каковы последствия, включая увольнение, что должно предотвратить случаи конфликта интересов.

2. Контроль закупок и аудит контроля закупок
Наличие надлежащего контроля помогает в предотвращении мошенничества с закупками. Ниже приведены некоторые примеры контроля покупки, который вы должны иметь.

Все заявки на покупку должны быть авторизованы и утверждены уполномоченным лицом в организации. В зависимости от суммы сделки, одобрение должно быть получено от разных лиц. Например, менеджер может одобрить только до 5000 долларов, старший менеджер может одобрить до 10000 долларов и т. Д. Система закупок может легко реализовать контроль закупок и автоматизировать базовый процесс закупок.
Все счета должны иметь предварительно авторизованный заказ на поставку, если это не сделано, необходимо провести надлежащее расследование, чтобы понять пробелы в процессе и как заполнить эти пробелы.
Для покупок, совершаемых с помощью кредитных карт, для подтверждения расходов требуются действительная квитанция и обоснование, включая надлежащее одобрение бизнеса.
Однако наличие контроля не предотвращает мошенничество с закупками, но вам также необходимо, чтобы отдел внутреннего аудита регулярно проверял закупки. Аудиторский отдел должен случайным образом выбирать закупочные операции и следить за тем, чтобы не было пробелов в осуществлении контроля.

Если вы похожи на многие компании среднего бизнеса, вам, вероятно, не по душе отдел аудита, если это так, сосредоточьтесь на максимально возможной автоматизации средств контроля, чтобы минимизировать шансы на мошенничество с закупками. поговорим об автоматизации управления закупками в следующем разделе.

3. Разделение обязанностей
Убедитесь, что обязанности разделены и что одно и то же лицо не может контролировать весь процесс покупки. Другими словами, отдельный человек не должен иметь возможность создавать заказы на покупку, вводить счета-фактуры и производить платежи. Даже если у вас более жесткий контроль, разделение обязанностей сводит к минимуму вероятность мошенничества с закупками.

В идеальном случае есть два разных отдела, обрабатывающих заказы на покупку и счета-фактуры, отдел закупок, управляющий процессом заказа на поставку, и кредиторская задолженность, управляющая сбором счетов-фактур и выдача платежа. Если у вас нет выделенных ресурсов, сотрудники, запрашивающие покупки, могут напрямую обрабатывать выдачу заказов на покупку, а кредиторская задолженность может обрабатывать только счета.

4. Будьте бдительны
Я не предполагаю, что у вас есть следователь, работающий полный рабочий день, который наблюдает за каждым действием ваших сотрудников, но, следя за изменениями в образе жизни, экстравагантные личные расходы людей, ответственных за покупки, могут быть признаком того, что что-то не так, или они выигрывают джек-пот в этом случае им может и не понадобиться работа!

Рики Д. Слудер, сертифицированный эксперт по мошенничеству, предлагает полезный совет по проверке учетных записей в социальных сетях, например, если сотрудник по закупкам, зарабатывающий 60 000 долларов в год, публикует в экстренной рекламе фотографию экстравагантных покупок, это может быть признаком того, что что-то не так.

5. Автоматизация управления
Автоматизация помогает не только повысить производительность; это также помогает в предотвращении мошенничества. Автоматизированные системы закупок имеют много преимуществ, но с точки зрения мошенничества с закупками могут предложить следующие преимущества

Электронная система для создания заказов на поставку гарантирует, что все заказы утверждены на правильных уровнях авторизации.
Возможность для конечных пользователей создавать квитанцию для покупок гарантирует, что товар был куплен, и это не мошеннический заказ на покупку.
Автоматическое сопоставление заказа на покупку с квитанцией и счетом (также называемое трехсторонним соответствием) гарантирует, что вы платите за те же товары, которые были куплены и доставлены.
Полная информация о расходах, данные находятся в одном месте, и любая приличная система закупок может создавать отчеты и предоставлять историческую информацию о покупках.
Вывод
Когда дело доходит до мошенничества с закупками, лучшим шагом вперед является создание превентивных мер контроля, которые могут предотвратить мошенничество с закупками. Как гласит пословица «Профилактика лучше лечения».

Некоторые из вас могут сказать, что мы достаточно малы, чтобы совершать какие-либо виды мошенничества, но проще реализовать базовые средства контроля, когда ваша организация мала, чем когда ваша организация выросла до 100 сотрудников и нескольких мест