Как использовать матрицу сравнения поставщиков

При выборе поставщика может быть сложно визуализировать различия между предложениями. Действительно, это особенно сложно при рассмотрении RFP. К счастью, матрица сравнения поставщиков значительно упрощает просмотр различий между поставщиками. Следовательно, выбор правильного поставщика для вашего проекта становится намного проще. 

В этом блоге мы научим вас всему, что вам нужно знать о матрице сравнения поставщиков, чтобы использовать этот инструмент в процессе выбора поставщиков. Во-первых, мы определим матрицу сравнения поставщиков. Далее мы поделимся советами по его использованию. Затем изучите несколько реальных примеров матриц выбора поставщиков. Наконец, мы кратко рассмотрим, как программное обеспечение для управления запросами предложений автоматически создает полезную матрицу выбора поставщиков.

Что такое матрица сравнения поставщиков?
Советы по использованию матрицы поставщиков
Примеры и шаблон матрицы поставщиков
Лучший способ создать матрицу выбора поставщиков
Что такое матрица сравнения поставщиков?
Матрица сравнения поставщиков — это инструмент в виде сетки, используемый в процессе оценки RFP, который обеспечивает параллельное представление предложений поставщиков. Также называется матрицей выбора поставщиков, матрицей оценки поставщиков или просто матрицей поставщиков. Цель этого инструмента — упростить выбор лучшего поставщика для проекта.

Как правило, матрица представляет собой сетку, в которой критерии оценки RFP перечислены внизу слева (ось Y), а потенциальные поставщики перечислены вверху (ось X). Однако одним из больших преимуществ использования матрицы поставщиков является ее гибкость для настройки и удовлетворения ваших потребностей.

Варианты матрицы сравнения поставщиков
В конечном счете, вы можете использовать сравнительную матрицу, чтобы сопоставить любую информацию о поставщиках. Например, вы можете сравнить баллы по разделам, взвешенные баллы, ответы на отдельные вопросы или результаты нескольких оценщиков. Какой тип матрицы выбора поставщика вы используете, будет зависеть от ваших целей и потребностей. Ниже вы можете просмотреть образцы матриц сравнения поставщиков.

Сравнение оценок раздела предложения
Во-первых, это самый простой и распространенный подход. Он использует матрицу сравнения поставщиков для отображения оценок разделов предложений. Как видите, матрица выбора поставщика содержит числовые оценки для каждого раздела запроса предложений.
Когда использовать эту версию
Использование матрицы таким образом позволяет быстро увидеть сильные и слабые стороны каждого поставщика. Этот подход лучше всего подходит для простых проектов закупок. В идеале используйте это, когда ваши вопросы RFP являются закрытыми с ответами, которые имеют заранее назначенные значения. Следовательно, этот подход имеет тенденцию быть быстрым и четким.

Сравнение взвешенных оценок
Далее у нас есть более продвинутый подход к матрице сравнения поставщиков. В этой версии мы применяем взвешенную оценку RFP . В отличие от приведенной выше простой модели оценки, взвешенная оценка позволяет вам расставить приоритеты в тех разделах запроса предложений, которые наиболее важны для вашего бизнеса. Используя приведенный выше пример, вы можете видеть, что оценки разделов остаются прежними, но конечный результат отличается.
Когда использовать эту версию
Взвешенная оценка часто используется в запросах предложений, которые собирают как общую информацию, так и критические соображения. В этой модели высокоприоритетные соображения, такие как возможности и рекомендации клиентов, имеют больший вес, чем история компании.

Сравнение нескольких бомбардиров
Многие RFP имеют несколько вовлеченных заинтересованных сторон. Наличие нескольких человек, рассматривающих и оценивающих предложения поставщиков, гарантирует, что ни один человек не будет нести полную ответственность за решение. Кроме того, многие считают процесс выбора поставщика выгодным с нескольких точек зрения. Следовательно, оценщики должны завершить свою оценку, не видя оценки друг друга, чтобы обеспечить беспристрастный обзор.
Когда использовать эту версию
В идеале ваши заинтересованные стороны договорятся о том, какой поставщик лучше. Тем не менее, это не всегда так. Использование оценочной матрицы поставщика для сравнения результатов всех оценщиков позволяет увидеть, есть ли какие-либо существенные разногласия, которые могут исказить результат. Например, в приведенной выше матрице оценки Боба и Эми сильно различаются по поставщику 1, но совпадают по поставщикам 2 и 3. Важно обсудить и устранить любые расхождения перед окончательным выбором поставщика.

Сравнение сложных ответов
Теперь другой вариант матрицы поставщиков предполагает ее использование для сравнения ответов. Когда закрытых вопросов недостаточно, необходимы открытые вопросы. К сожалению, они также могут давать сложные ответы, которые трудно сравнивать между собой, не помещая их рядом в матрицу сравнения поставщиков. 

Матрица сравнения поставщиков |  Таблица сравнения сложных ответов RFP360
Когда использовать эту версию
При использовании стратегического поиска цель состоит в том, чтобы максимизировать ценность, предлагаемую долгосрочным партнером. В этом случае вы будете задавать вопросы об опыте, подходе и видении. Ответы на вопросы по этим темам, скорее всего, будут подробными. Эта матрица сравнения поставщиков значительно упрощает анализ этих сложных ответов.

Сравнение ответов, веса, авторов и баллов
С таким большим количеством соображений эта матрица сравнения поставщиков предлагает способ просмотреть их все.

Пример матрицы выбора поставщиков |  Инструмент выбора поставщиков RFP
Когда использовать эту версию
Из-за большого количества переменных лучше ограничить количество поставщиков и вопросов, включенных в этот тип матрицы выбора поставщиков. Действительно, создание этой матрицы поставщиков может быстро стать сложным и запутанным, если вы используете электронные таблицы для управления ею. Хотя, если вы используете программное обеспечение для управления RFP, эти таблицы сравнения поставщиков, включая взвешенную оценку, создаются автоматически.